La gestión de eventos deportivos no es una tarea fácil. Al menos, si se quiere hacer bien. No se trata de organización. O de conocimientos técnicos. O de experiencia. Se trata de todo ello, a la vez, y de mucho más. Toda competición deportiva tiene varias facetas que se relacionan entre sí (la económica, la organizativa, la legal, la promocional, la deportiva…) y además debe cubrir las altas expectativas que todos los implicados, sobre todo los deportistas, depositan en ella. Son muchos los ejemplos de eventos deportivos bien planificados y ejecutados, pero que pagan caro un error puntual. Y un error, con un mercado tan competitivo como el actual, suele pagarse en la siguiente edición con un descenso del número de competidores.
Por ello es interesante recordar estos tres consejos indispensables a la hora de gestionar eventos deportivos.
Nombrar una comisión organizativa con las funciones bien delimitadas
De al menos dos y, como máximo, entre 6 y 8 componentes. Sobre ellos debe recalar la responsabilidad de la gestión y la organización del evento. Lo más indicado es elegir a un director y a un subdirector, que serán los que asumirán una mayor responsabilidad, aunque las decisiones pueden consensuarse entre todos. Será imprescindible nombrar a un secretario y a un tesorero, que será el dirigente financiero. Sus responsabilidades son registrar todos los ingresos relativos a inscripciones, subvenciones y patrocinios; realizar los pagos a jueces, empresas de cronometraje y otros colaboradores y, por último, presentar el balance de cuentas tras el evento. En ocasiones, el tesorero elabora los presupuestos considerando los ingresos y gastos previstos, aunque esta función puede desarrollarla otro miembro de la directiva. El apartado técnico puede ser desarrollado por otra persona; incluye todo lo vinculado a aspectos meramente deportivos, de selección del trazado, trato con los jueces y cronometradores, etc. Otra función importante es la relacionada con la logística, para tratar con las empresas que suministran el avituallamiento, así como con aquellas as que proveen de mamparas, balizas y otros elementos. Por último, otra función importante es la de promoción del evento y relación con los medios de comunicación.
Decidir la fecha y el lugar considerando todos los factores
Elegir la fecha y el lugar adecuados para los eventos deportivos es una decisión determinante, que puede significar el éxito o el fracaso. ¿Cómo acertar? Sobre la fecha, se deben consultar foros de atletismo y páginas web para analizar el calendario de pruebas. Aquí hay que destacar que la naturaleza del evento deportivo es un factor condicionante; no se programa igual una carrera popular de corta distancia, que puede realizarse en invierno por la mañana, que una exhibición de surf, que habrá que limitar a los meses de verano. Por otra parte, siempre es aconsejable dejarse asesorar por las autoridades locales para aprovechar su experiencia en la gestión de otros eventos. Nos pueden dar una aproximación objetiva al resto de eventos y aconsejarnos posibles ubicaciones para el evento.
En la gestión de eventos deportivos, la seguridad, punto obligatorio
Aunque suene a tópico, es una verdad inamovible. Por eso hay que tener en cuenta todos los aspectos concernientes a la seguridad del público, el plan de emergencia y traslados de lesionados si fuera el caso, así como el control policial. Se deben solicitar servicios médicos, que consisten en servicios de asistencia en ambulancia y puestos médicos. También se contará con agentes de protección civil y servicio de bomberos como agentes públicos que pueden intervenir si es necesario. En la mayoría de las carreras populares, por ejemplo, son comunes las dolencias menores como contracturas, tendinitis, etc., aunque hay que estar preparado para situaciones de mayor gravedad, como golpes de calor o deshidrataciones.
