Para la estabilidad y continuidad de cualquier negocio de turismo activo y deportes de aventura, es necesario que, en el momento de enfrentar reclamaciones y gestionar un trámite de siniestros de responsabilidad civil, se haga de manera adecuada. Si tienes una reclamación que puede afectar a tu negocio, no te preocupes, puedes solucionarlo con una correcta administración de los procesos. Pues esto protegerá los intereses de tu empresa y fortalecerá la confianza de los clientes y socios comerciales.
Ahora bien, la realidad es que no todos los seguros, corredores o compañías siguen el mismo protocolo ni ofrecen el mismo nivel de servicio. Por eso, es esencial que te rodees de profesionales que proporcionen seguridad y tranquilidad durante todo el proceso.
A continuación, te contaremos los pasos clave para manejar reclamaciones empresariales y siniestros de forma eficaz, sin que afecten negativamente a tu empresa de turismo activo. Con la información necesaria para enfrentar estas situaciones, rodeándote de expertos y siguiendo el procedimiento indicado, encontrarás la manera de resolver esa reclamación empresarial que ahora mismo te quita el sueño.
¿Qué procedimiento debes seguir si te llega una reclamación a tu empresa?
Al recibir una reclamación en tu empresa, es fundamental seguir un procedimiento bien definido para asegurar una respuesta eficaz y apropiada:
1. Recepción de la reclamación
- Designar un punto de contacto: Es vital tener una persona o un departamento específico encargado de recibir y gestionar las reclamaciones. Esto puede ser el servicio de atención al cliente o un gestor de riesgos especializado.
- Establecer canales de comunicación claros: Los clientes deben tener vías claras y accesibles para presentar sus reclamaciones. Tanto sirve un correo electrónico dedicado, como un formulario en línea, o incluso una línea telefónica específica. La documentación escrita es importante para mantener un registro preciso de todas las comunicaciones y eventos relacionados.
2. Envío de la reclamación al gestor de pólizas (corredor de seguros) o compañía de seguros
- Consultar antes de enviar la documentación: Antes de proporcionar al reclamante cualquier documento, como las copias de las pólizas de seguro, es importante consultar con el gestor de las pólizas o la compañía de seguros. Este paso asegura que no se comprometa la posición de la empresa y que se maneje la información de manera adecuada.
- Explicar tu versión de los hechos: A continuación, prepara un relato detallado de los eventos desde tu perspectiva. Documenta todos los hechos relevantes y presenta esta información de manera clara y concisa al corredor de seguros o a la compañía.
- Documentación y evidencia: Al recibir una reclamación, documenta toda la evidencia disponible. Es decir, incluye fotografías, videos, informes de incidentes y cualquier otra documentación pertinente que pueda apoyar tu versión de los hechos y ayudar en la evaluación de la reclamación.
Documentación necesaria para el trámite de siniestros de responsabilidad civil de empresas
Es fundamental disponer de la documentación correcta para gestionar de manera eficiente los siniestros de responsabilidad civil en las empresas. Poseer todos los documentos requeridos posibilita una evaluación rápida y precisa del siniestro, lo cual agiliza su resolución y reduce al mínimo el impacto financiero y operativo en la organización.
A continuación, se describen los pasos y la documentación esencial requerida, tanto por parte de la empresa como del perjudicado.
Documentación requerida de la empresa para el trámite de siniestros de responsabilidad civil
1. Declaración detallada del suceso
Consiste en elaborar un informe detallado que relate los hechos exactamente como sucedieron. Por lo tanto, esto abarca información sobre cómo, cuándo, quién y dónde ocurrió el incidente. La declaración debe ser lo más precisa posible para asistir a la compañía de seguros en la comprensión del contexto y la correcta evaluación del reclamo.
2. Copia de la factura o proyecto para el que la empresa fue contratada
Este documento también es indispensable para evidenciar el alcance y la naturaleza del trabajo efectuado previamente a la actividad. Contiene el contrato o proyecto original que detalla los términos y condiciones del trabajo, lo cual puede ser necesario para establecer la responsabilidad y la validez de la reclamación.
3. Copia del TC2 del empleado (monitor) de la empresa causante de los daños o, en caso de ser autónomo, documentación equivalente
El TC2 es un documento que certifica la afiliación y cotización del empleado a la Seguridad Social. En caso de que el causante del daño sea un autónomo, se debe proporcionar la documentación que demuestre su estatus laboral y su vinculación con la empresa en el momento del incidente.
4. Título del monitor u otra certificación relevante
La certificación profesional del monitor o del personal involucrado puede servir para demostrar que los empleados cuentan con las cualificaciones necesarias para realizar su trabajo. Esto también puede influir en la evaluación de la responsabilidad y en la resolución del siniestro.
Documentación requerida del perjudicado para el trámite de siniestros de responsabilidad civil
1. Reclamación formal del perjudicado
El primer paso es que el perjudicado presente una reclamación formal. Este documento debe describir detalladamente el incidente y los daños sufridos. Así pues, es esencial que la reclamación esté bien estructurada y clara para facilitar su evaluación.
2. Copia del DNI o CIF del perjudicado
Es importante tener una copia del Documento Nacional de Identidad (DNI) o del Código de Identificación Fiscal (CIF) del perjudicado. Este documento verifica la identidad del reclamante y es una parte crucial del expediente.
3. Informes médicos de urgencias
Los informes médicos iniciales emitidos por el servicio de urgencias deben detallar las lesiones sufridas y el tratamiento recibido inmediatamente después del incidente, ya que son fundamentales para evaluar la gravedad del siniestro y las responsabilidades correspondientes.
4. Prescripciones médicas
Además de los informes de urgencias, se deben incluir todas las prescripciones médicas posteriores. Estos documentos proporcionan un registro continuo del tratamiento necesario y ayudan a cuantificar los daños y perjuicios sufridos por el perjudicado.
5. Cuantificación de las lesiones sufridas
Para proceder con la reclamación, hay que cuantificar las lesiones sufridas. Esto puede hacerse mediante informes de especialistas médicos y otros profesionales que hayan evaluado el impacto de las lesiones a corto y largo plazo.
6. Facturas de gastos de curación
Hay que recopilar y presentar también todas las facturas relacionadas con los gastos de curación. Es decir, son facturas de gastos de curación los cargos de clínicas, medicinas, terapias, y cualquier otro gasto médico relacionado con el tratamiento de las lesiones.
7. Fotografías del lugar del suceso
Además, las fotografías del lugar del suceso son una prueba visual importante que puede ayudar a esclarecer cómo ocurrió el incidente. Estas imágenes deben capturar detalles clave del escenario y cualquier condición que pudiera haber contribuido al siniestro.
Documentación adicional para el trámite de siniestros de responsabilidad civil de empresas
Durante la gestión del siniestro, es posible que se requiera documentación complementaria según las necesidades específicas del caso. Una vez que la empresa haya enviado toda la documentación a su corredor o compañía de seguros, es importante que este sea el único canal de comunicación entre la empresa y el reclamante.
¿Por qué? Porque te asegura que todas las comunicaciones sean manejadas profesionalmente y que la información se procese de manera eficiente.
Para mayor comodidad y en caso de que surjan dudas sobre el procedimiento, la página web de nuestra correduría de seguros Urquía & Bas ofrece un chat en vivo donde nuestros asesores en ventas pueden asistir y proporcionar respuestas rápidas a tus preguntas. Ponte en contacto con nosotros, te garantizamos una gestión eficaz y ordenada de los siniestros con el objetivo de minimizar el impacto negativo en la operación empresarial y mejorar la satisfacción de tus clientes.
