Cinco errores que no debes cometer en la organización de eventos deportivos

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Toda organización de un evento deportivo conlleva una especial dedicación a numerosos aspectos. Planificar con antelación, repartir las tareas entre el comité encargado de poner en marcha el evento, dejarse aconsejar por colaboradores expertos y tener unos conocimientos mínimos de aspectos legales es lo mínimo para llevar a cabo este tipo de empresa con éxito. Aunque en otros artículos hemos puesto ya el énfasis en cuáles son los pasos a seguir para organizar un evento deportivo, vamos esta vez a fijarnos en seis errores que se deben evitar a toda costa. Bien por falta de conocimientos o de experiencia, incurrir en cualquiera de ellos puede dar al traste con los mejores deseos e intenciones.

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Planificar con poca previsión

“Preparar la del año que viene”. Aunque pueda parecer exagerado, esta respuesta habitual a la pregunta que suele hacerse a los organizadores de un evento sobre qué van a hacer al día siguiente, refleja la importancia del trabajo a largo plazo. Es más, precisamente es cuando se celebra el evento deportivo, cuando mayor número de aspectos a corregir salen a luz. Sobre el propio terreno se ven cosas a mejorar que se deberán incorporar a la siguiente organización de la carrera de running, de bicicleta de montaña o de kayaks. Entre las labores que hay que realizar están hablar con instituciones y patrocinadores, solicitar permisos, contratar seguros, elegir y contratar a empresas de cronometraje, encontrar voluntarios, promocionar el evento y un largo etcétera de tareas que llevan su tiempo.

Prescindir de una empresa profesional de cronometraje

Contar con una empresa profesional que preste las labores de cronometraje es necesario en un mundo, el de los eventos deportivos, con cada vez mayor competencia. Por una parte, garantiza una profesionalidad que muchos participantes valorarán mucho. Por otra, nos ahorrará un trabajo delicado, que tiene repercusiones como los apoyos económicos que puedan conseguir los participantes que reciban el apoyo de patrocinadores. En el caso de que la prueba sea puntuable para competiciones federadas de mayor rango, como autonómicas o nacionales, la obligatoriedad es total.

Olvidar que el participante es el centro del evento

El deportista confía en los organizadores de la carrera y decide participar en ella a pesar de lo apretado del calendario y de los numerosos eventos que se celebran durante todo el año, por lo que hay que responder a esa confianza. Algunos, incluso se desplazan desde muy lejos en sus coches particulares. Atenderle como se merece comienza en la propia inscripción y después en la recepción, en la que se le debe informar de todos los detalles sobre el evento, así como en la entrega de la bolsa del participante. Después, continúa en la prestación de una cobertura de servicios médicos, avituallamiento, resultados al final de la competición, premios, etc.

Minusvalorar las acciones de promoción off-line

Internet se ha convertido en una gran herramienta para la promoción de eventos deportivos gracias a las redes sociales, los foros y muchas páginas especializadas. Sin embargo, eso no quiere decir que debamos dejar de lado los canales más tradicionales cuando queramos promocionar nuestro evento. Imprimir trípticos y repartirlos en centros educativos, gimnasios, tiendas de deportes o asociaciones, así como pegar carteles en comercios y otros puntos de interés para el colectivo hacia el que nos dirijamos, son métodos que siguen resultando efectivos. Todo ello sin olvidar el envío de notas de prensa a los medios de comunicación y la convocatoria de una rueda de prensa en la que den a conocer todos los detalles de la competición.

Desconocer qué permisos hacen falta para organizar el evento

El seguro de accidentes de los participantes y la Responsabilidad Civil directa de los inscritos deben estar cubiertas por un seguro contratado específicamente para la competición. Para las carreras más habituales en cuanto a kilómetros de distancia, como medias maratones y maratones y carreras de 5 a 10 kms., entre otras, el Real Decreto 849/1993 y el Real Decreto 1507/2008 señalan el modelo de certificado que tanto la Dirección General de Tráfico como el ayuntamiento, en cada caso, requieren al organizador del evento.

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