Todo lo que debes saber si tienes una inspección laboral
Al contrario de lo que solemos pensar, la visita de un inspector de Trabajo y Seguridad Social no siempre está relacionada con una denuncia. Si tienes una empresa o negocio, seas persona física o jurídica, pública o privada, factures poco o mucho, seas un novato o haga años que te dedicas al oficio, estás expuesto a tener una inspección laboral.
Así pues, en cualquier momento puedes recibir la visita de un inspector laboral. En la puerta de tu negocio. Sin avisar.
¿Cuál es la finalidad de una inspección?
Una inspección es un procedimiento rutinario que sirve para comprobar el cumplimiento de la normativa. La función de los inspectores es controlar y vigilar que las empresas y sus trabajadores cumplen con las responsabilidades administrativas.
¿Debes preocuparte?
No… siempre que hagas bien las cosas. Pero, vamos por partes. En este artículo te explicamos qué debes hacer ante una inspección de trabajo, qué documentos puede solicitarte un inspector, cuánto tiempo dispones para reclamar ante una sanción y, lo más importante, cuáles son los comportamientos que pueden conllevar una sanción.
¿Qué normativa regula las inspecciones laborales?
La normativa se detalla en el Real Decreto 138/2000, de 4 de febrero, por el que se aprueba el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Quedan excluidos de la norma los centros de trabajo, locales e instalaciones de las Administraciones Públicas y los centros y establecimientos que dependen de la Administración militar.
Me acaba de llegar una inspección de trabajo. ¿Qué debo hacer?
Lo primero que debes saber es tan simple como taxativo: no te puedes negar. El inspector actúa en representación de la autoridad y, si te niegas, podría reclamar ayuda policial.
En este sentido, tanto los inspectores de trabajo como su personal de apoyo deben tener acceso a cualquier instalación de la empresa y pueden pedirte que los acompañes durante visita. Eso sí, si no lo han hecho, exige al funcionario o funcionarios que se identifiquen.
Hay alguna excepción importante: si tu centro de trabajo es tu domicilio, el inspector deberá obtener tu consentimiento o, por el contrario, disponer de una autorización judicial para entrar.
¿Qué van a revisar en una inspección de trabajo y de prevención de riesgos laborales?
Cuando entra un inspector de Trabajo y Seguridad Social, puede reclamarte documentación de todo tipo, pedirte las claves de acceso de los ordenadores, solicitar que identifiques a las personas que haya en el centro de trabajo, tomarte declaración, entre otras actuaciones que él estime convenientes.
Además, puede tomar muestras de sustancias y materiales utilizados o manipulados en el establecimiento, realizar mediciones, obtener fotografías, videos, grabación de imágenes… Y, si lo cree oportuno, adoptar medidas cautelares en caso de que determine que hay riesgo inminente o para impedir que se oculten, destruyan o alteren documentos.
¿Qué documentos pueden solicitarte en una inspección de trabajo y prevención de riesgos laborales?
En una inspección, los documentos que pueden pedirte los inspectores de trabajo son muchos y variados. Aquí te detallamos algunos de los más destacados:
- Parte de alta y justificantes de pago de las cuotas al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
- Recibos de salarios.
- Parte de alta y baja de los trabajadores.
- Justificante de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social y que se encuentra al corriente en las obligaciones de la Seguridad Social.
- Contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo.
- Documento acreditativo de alta en el IAE.
- Contratos mercantiles.
- Libro de contabilidad.
- Escritura de constitución de la sociedad y declaración del Impuesto de Sociedades, si es el caso.
- Declaración de retenciones del IRPF (modelo 190) y de operaciones a terceros (modelo 347).
Además, es muy probable que te requieran documentación para determinar que se cumple con la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. En este sentido, te pueden reclamar, entre otros:
- Las medidas de protección y material preventivo de accidentes de trabajo.
- La evaluación de riesgos y la planificación de la acción preventiva.
- La relación de los accidentes de trabajo que haya habido y de enfermedades profesionales de más de un día de duración.
- El control de las horas trabajadas. Cuadro horario y calendario laboral.
¿Qué pasa si algo no está bien?
Si haces las cosas bien, una vez finalizada la inspección, lo más probable es que termine sin más consecuencias. Si este es tu caso, felicidades, el inspector no ha encontrado nada que infrinja la normativa.
Por el contrario ¿qué pasa si algo no está bien?
Si tras la visita del inspector, este considera que has cometido alguna falta, te puede levantar un acta de infracción e iniciar un proceso sancionador. Una vez recibida la notificación, dispones de 15 días hábiles para presentar alegaciones.
Ante todo, debes saber que no está todo perdido. Las decisiones de la inspección no son definitivas y se pueden recurrir.
¿Qué pasos debo seguir si recibo una notificación de sanción?
Cuando recibas la notificación del acta infracción debes comprobar que la notificación es correcta.
Revisa el acta y verifica los hechos que expone para saber a qué conclusión ha llegado el inspector. Por ello, es muy importante que, cuando presentes el escrito de alegaciones, adjuntes las pruebas que acrediten que no has cometido infracción (si las tienes).
Principales infracciones y sanciones en las inspecciones de trabajo
La infracciones y sanciones derivadas de las inspecciones de trabajo se regulan por el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, y se clasifican como leves, graves y muy graves.
Para ponerte algunos ejemplos, las infracciones pueden ser de muchos tipos: desde no entregar la nómina a un empleado o no colgar a la vista el calendario laboral, hasta no haber dado de alta a un trabajador en la Seguridad Social, tener trabajadores que cobran prestación por desempleo o no pagar los salarios pactados, etc.
Podríamos entrar mucho más en detalle. De hecho, si te interesa el tema, en un próximo artículo te explicaremos cuáles son las infracciones más comunes en función de su gravedad.
Ahora bien, ante todo, recuerda siempre esta máxima: la ignorancia de la ley no te exime de su cumplimiento. Si quieres evitar multas y dolores de cabeza, asesórate bien y revisa tus actuaciones al detalle: una infracción grave podría costarte el negocio.
Por Laia Dolcet (Deparaula)
