Organizar un evento deportivo puede ser muy satisfactorio y rentable, pero también requiere una gran cantidad de recursos y de planificación. En un panorama saturado de carreras de running, puede interesar diferenciarse con una disciplina bastante popular en nuestro país, pero de la que se celebra un número de eventos mucho menor: la marcha deportiva. Para que tu evento salga a la perfección, hoy te dejamos esta «checklist» con 7 puntos básicos a repasar en tu planificación.
Checklist para eventos de marcha deportiva
- Haz un estudio de mercado para encontrar la mejor fecha. No es una cuestión baladí: escoger la fecha más adecuada puede marcar el éxito o el fracaso de un evento. Así que te recomendamos que consultes los calendarios de eventos deportivos de tu región para ver cuáles son las fechas con menos competencia y por qué. Por supuesto, el clima también es muy importante, así que tendrás que equilibrar ambos factores.
- Elabora un presupuesto detallado, tanto global como para las diferentes partidas: personal, alquiler de material, servicios de cronometraje electrónico, seguros y licencias, avituallamiento… Como es lógico, lo ideal es que la marcha deportiva genere beneficios, pero quizá podemos conformarnos con cubrir gastos si a cambio obtenemos visibilidad y promoción para nuestra organización.
- Cuida la selección de personal: puestos de avituallamiento, reparto de dorsales, control de llegada y salida… hay muchas tareas cruciales para que todo salga bien el día del evento, así que no quieres tomar esta decisión a la ligera. Necesitas que tu equipo esté lo más coordinado y sea lo más eficaz posible. Por si algo falla el día del evento, asegúrate de tener «reservas» a quienes puedas llamar a última hora. Y no olvides que en el caso de la marcha deportiva necesitarás contar también con jueces experimentados.
- Estudia a fondo la normativa y legislación. Los permisos son un tema crucial, así que comprueba que todo esté en orden con antelación. Necesitarás unos u otros en función del número de marchadores esperados, del municipio y de las exigencias de la carrera. Si se trata de una zona urbana, necesitarás autorización para cortar calles y asistencia de la policía local. También es imprescindible contratar los seguros necesarios.
- Planifica las inscripciones y los pagos. La gestión de inscripciones es uno de los mayores dolores de cabeza de cualquier evento deportivo que se precie. Pagos sin dueño aparente, inscripciones sin pago, cancelaciones y reinscripciones a última hora e incluso personas que aparecerán el día de la carrera sin haberse apuntado: necesitas estar preparado para todo y sobre todo, ¡no perder la paciencia!
- Decide cómo vas a manejar el avituallamiento. Como mínimo, necesitas contar con algún tipo de avituallamiento a la llegada y salida. Si el clima lo aconseja, también deberás instalar puestos de bebidas y esponjas húmedas a mitad del recorrido. Y para pruebas de más de 10 kilómetros, tendrás que plantearte dar avituallamientos sólidos. A la hora de preparar el avituallamiento puedes buscar patrocinadores deportivos que se hagan cargo parte o de la totalidad de los productos que ofrezcas.
- Ten un plan de promoción y comunicación. «Lo cuelgo en mi página de Facebook y ya está, ¿no?». ¡Error! Dar a conocer un evento de marcha deportiva, sobre todo si es la primera vez que se celebra, implica un trabajo considerable. Piensa en todos los medios que tienes a tu alcance para anunciarlo y elabora un plan de comunicaciones que comience con varios meses de antelación, incluso antes de la apertura de inscripciones.
