Como ya hemos visto en anteriores entradas de este blog, una buena selección de proveedores es fundamental a la hora de organizar un evento deportivo. Entre estos proveedores, debemos prestar atención a la gestión de las inscripciones del evento a parte de otros básicos a la hora de organizar una carrera (uno de los temas que pueden darnos más dolores de cabeza) y al cronometraje. En este sentido existen muchas empresas que nos pueden ayudar pero ¿cómo decantarnos por una o por otra? ¿qué debemos tener en cuenta a la hora de contratar un servicio para calcular los tiempos de carrera de nuestros participantes?.
Calcular tiempo de carrera: el servicio de gestión de inscripciones
Una de las principales características que ha de tener una empresa que ofrezca servicios de cálculo del tiempo de carrera ha de ser la capacidad de gestionar las inscripciones de manera integral, haciendo que el trabajo de organización de la carrera resulte más sencillo. Estas son las principales características que nos deberían ofrecer:
- Gestión realizada a través de una plataforma online intuitiva y ágil.
- Servicio de atención al cliente que se comprometa a responder a las incidencias en el plazo de 24 horas. En el caso de los organizadores esta atención se debe realizar por correo electrónico o vía telefónica; para los participantes, basta con que sea por correo electrónico.
- Formularios personalizados en función de las necesidades del organizador.
- Varias formas de pago.
- Inscripción de grupos.
- Confirmaciones y comprobantes por email, así como con listados de inscritos en tiempo real.
- Gestión de las comunicaciones a los participantes.
- Colaboración en la difusión del evento.
Calcular el tiempo de carrera: servicio de cronometraje
Pasamos a analizar el servicio principal que una empresa de cronometraje de pruebas deportivas nos tiene que ofrecer. Este servicio normalmente será aplicable a todo tipo de pruebas incluyendo carreras populares, medias maratones y maratones, carreras de montaña, duatlones, triatlones, turismo…De esta forma el organizador podrá contar siempre con el mismo proveedor para calcular tiempo de carrera si decide aumentar la distancia de la prueba en un momento dado u organizar otro tipo de evento deportivo. De esta forma no se desaprovecha la curva de aprendizaje.
Qué tecnología para calcular el tiempo de carrera se puede utilizar:
Chip RFID (desechable o recuperable) o los códigos de barras, son una buena opción. Podemos elegir un sistema u otro dependiendo de las particularidades de cada evento. En cuanto a sus características, estas son las más destacadas:
- Gracias a este sistema se consigue que las clasificaciones se publican de forma inmediata, de manera que se puede realizar la entrega de premios al acabar la prueba. Además, es posible imprimir diplomas con los datos de los participante y los tiempos inmediatamente después de llegar a la meta.
- Permiten controles de paso en diferentes puntos, vueltas, etc.
- Se consigue la publicación inmediata de los resultados en la web, normalmente tanto en formato PDF como dinámico.
Otros servicios que nos puede ofrecer una empresa de cronometraje
Además de la gestión de inscripciones y el servicio para calcular tiempo de carrera, las empresas nos pueden ofrecer una serie de servicios complementarios:
- Dirección técnica del evento. Gestión del evento junto a los organizadores, estableciendo un proceso de calidad que les permita llegar a sus objetivos. Esto facilita el cumplimiento de todas las normativas vigentes, contar con los medios y medidas de seguridad necesarios y obtener asesoramiento en diferentes aspectos organizativos.
- Diseño y comunicación. Para ayudar a los organizadores a promocionar el evento, las empresas pueden poner a disposición de los organizadores toda una serie de servicios relacionados con el diseño y la comunicación. Entre ellos se encuentran el diseño gráfico, el desarrollo web de la página del evento, la comunicación online y offline y la realización de reportajes gráficos con vídeos y fotografías.
- Infraestructura. Alquiler y montaje de los diferentes elementos necesarios para organizar el evento: megafonía, cronómetro, arcos hinchables, podios, carpas, etc.
