Si tienes un negocio de Turismo Activo, tanto si te va muy bien y creces cada año, o, por el contrario, tus cuentas siempre están ajustadas, es de vital importancia llevar un control de tus ingresos y de tus gastos.
Este control, puede llevarse mediante el presupuesto económico. Dicho presupuesto, es la herramienta con la que se estiman los ingresos y gastos en los que incurrirá tu negocio dentro de un marco temporal, normalmente un año y desglosado por meses.
¿Qué es el control presupuestario?
El control presupuestario consiste en la revisión mensual de los ingresos y gastos reales que vas obteniendo, comparándolos con los que se han presupuestado en un momento inicial. Esta revisión te permitirá analizar la tendencia en tu negocio: si estás creciendo o decreciendo. Así como evaluar las desviaciones con rapidez para tomar las mejores decisiones.
¿Por qué deberías llevar un control presupuestario en tu negocio de Turismo Activo? ¿Cuál es su finalidad?
Cualquier negocio debería realizar esfuerzos en la creación del presupuesto anual y su posterior control, y en el caso de los negocios de Turismo Activo, donde pueden producirse mayores estacionalidades de los servicios, y, por ende, ingresos dispares a lo largo del año (por ejemplo: empresa de turismo activo enfocada a activades marítimas en verano) con mayor motivo.
Y es que el objetivo del control presupuestario es tener una contabilidad equilibrada en el negocio, mediante una gestión de gastos más eficiente y con un seguimiento constante en el cumplimiento de los objetivos económicos que se marcaron.
El control periódico, te permitirá tener un monitoreo constante y actualizado del estado real de tu cuenta de resultados. Es decir: cuánto estás ingresando y cuanto estás gastando.
¿Cuáles son los principales beneficios en la realización del presupuesto económico y su posterior control en tu negocio de Turismo Activo?
- Comunicación e integración de todo el equipo. Realizar un presupuesto y su posterior control te permitirá integrar los diferentes departamentos del negocio (planificación colaborativa), informando de las cifras, recursos utilizados, costes reales, etc…a todos los interesados. Se sentirán partícipes de los éxitos.
- Anticipación de problemas. Mediante el control continuado del estado de tus ingresos y gastos podrás anticiparte a problemas mayores al poder actuar con anticipación. Cuanto antes sepas donde estás fallando, mejores remedios podrás aplicar.
- Facilitar la toma de decisión y gestión del negocio. Al disponer de más información, serás capaz de tomar decisiones más acertadas y específicas. Además, podrás planificar con mayor claridad.
- Fijación de metas más realistas. Con la creación anual del presupuesto económico, los objetivos a alcanzar serán más claros, realistas y alcanzables. Dispones de un histórico de años anteriores que te permitirán tener “señales” de cómo puede comportarse este nuevo año.
- Gestión de la Tesorería. Aunque el presupuesto económico mide la evolución de los ingresos y gastos, que pueden diferir de los cobros y pagos, llevar un control presupuestario te permite tener una aproximación de la situación de efectivo de tu negocio a lo largo del año. Es decir; cuánto dinero puedes tener en tu banco cada mes. Y gracias a ello, conocer con anticipación posibles excedentes de tesorería, o, por el contrario, necesidades que deberás cubrir de alguna manera: préstamos a c/p, póliza de crédito, etc…
¿Quién es el encargado de realizar el control presupuestario en tu negocio de Turismo Activo?
Dependerá de la estructura de tu negocio. Si eres un autónomo, serás tú el responsable y ejecutor de la elaboración y seguimiento del Presupuesto. Es lo que tiene ser Autónomo, que os toca ser Superman.
Si, por el contrario, en tu negocio sois diferentes personas, es muy interesante que todos participéis en la elaboración y seguimiento del presupuesto. Y es que el presupuesto en tu negocio de turismo activo puede ser una gran herramienta de unión y vinculación para todos los integrantes del equipo hacia la consecución de los objetivos establecidos.
Lo ideal es que cada departamento o área planifique cuales cree que serán los ingresos y gastos para el siguiente año. La unión de todos estos departamentos generará un presupuesto definitivo y global para todo el negocio.
Eso sí, siempre debe haber alguien que lidere la ejecución del presupuesto y su posterior control.
¿En qué momento es aconsejable crear el presupuesto?
Crear un presupuesto económico para tu negocio de turismo activo no es una tarea fácil ni simple. Además, no debe realizarse con prisas. Más bien todo lo contrario: debe tratarse de un ejercicio de análisis y previsión, realizado con calma y concentración.
Si el presupuesto nos debe servir para planificar los resultados económicos de un ejercicio económico anual, que casi siempre coincide con el año natural: del 01/01 a 31/12, lo más recomendable es empezar a trabajar el presupuesto durante el último trimestre del año anterior.
Por lo que noviembre puede ser un buen mes para empezar esta tarea. Ya tendrás bastante claro como acabará el ejercicio actual (si se han conseguido los resultados esperados, si han aparecido gastos nuevos y que ya serán recurrentes, etc…) y con ello, empezar a elaborar y definir qué conseguir para el siguiente año (teniendo en cuenta si venderás nuevos productos/servicios, si cambiaras algo de tu modelo de negocio, etc…). Puedes plantearte preguntas, tales, como:
- ¿Mi facturación crecerá por nuevos clientes? ¿Por nuevos servicios? – ¿Incrementaré precios en mis productos actuales?
- ¿Qué gastos de personal tengo ahora y cuáles tendré el año que viene?
- ¿Invertiré en marketing?
- ¿Se mantendrán los gastos por suministros: luz, agua, teléfono?
Es posible que surjan dudas o cambios, y por ello, diciembre lo utilizarás para acabar de afinarlo. Lo más importante es que lo tengas todo listo para empezar el año con tu objetivo económico bien marcado. Para que no pierdas ni un minuto más y vayas a la acción.
¿Qué necesito para llevar un correcto control presupuestario?
Constancia. Para realizar el presupuesto económico en tu negocio de turismo activo se necesita tiempo e implicación para comparar los resultados reales obtenidos con la previsión que te habías marcado.
Crear el presupuesto ya es un gran paso. Pero sin lugar a duda, llevar un seguimiento de esta herramienta será la tarea más importante y diferencial que puedes llegar a hacer. Y esto solo se consigue si, mes a mes, o trimestre a trimestre, te sientas tranquilamente a analizar y evaluar las diferencias entre lo que te habías presupuestado con lo que finalmente has conseguido.
Si lo haces, tendrás respuestas a preguntas como:
- ¿Qué he hecho, o qué no he hecho, para no generar los ingresos que me había planificado?
- ¿Por qué estoy decreciendo mis ventas un 5%?
- ¿En qué hemos gastado este último trimestre para superar la previsión de gastos?
- ¿Por qué los gastos crecen en mayor proporción que los ingresos?
¿Cómo se elabora un Presupuesto para un negocio de Turismo Activo?
¿Qué herramienta utilizar?
En el mercado existen diferentes herramientas (softwares, webs) que te pueden ayudar a la realización y seguimiento del presupuesto. No obstante, acostumbran a tener un coste económico, por la compra, o por la suscripción mensual del servicio.
Por lo que la herramienta más idónea para iniciarse en la creación del presupuesto económico y su posterior control es Excel. Se trata de una herramienta potente y conocida, así que es fácil que cualquiera pueda adaptarse a este nuevo proceso con agilidad.
*Al final del actual artículo dispones de un enlace para descargar una plantilla base para la confección de un presupuesto económico en tu negocio de turismo activo.
¿Qué apartados debe incluir un presupuesto?
Crear un presupuesto requiere tiempo.
Por una parte, debes planificar y determinar los ingresos que crees que obtendrás. Lo más interesante es poder desglosarlos por las diferentes vías de facturación. Es decir: si tienes varios servicios o actividades en tu negocio, es importante identificar qué previsión de ingresos tendrás en cada una de ellas.
Y, por otro lado, los gastos. Debes pensar en todos aquellos gastos, recurrentes o puntuales, que pueden aparecer en tu negocio. Con estos gastos, y para facilitarte el proceso, puedes englobarlos en partidas por similitud: Gastos de personal, alquileres, suministros, gestoría y asesorías, publicidad y marketing, etc…
¡Importante! Como estamos indicando a lo largo de todo el artículo, el control presupuestario en tu negocio de turismo activo es un proceso que debe realizarse de forma constante a lo largo del año, así que todos los Ingresos y Gastos que has ido determinando, deberás imputarlos en los meses que correspondan. Y con ello, cada mes obtendrás un resultado económico.
Gracias a este ejercicio, es posible que te des cuenta de que existen meses que son mucho más rentables que otros. O incluso, que existen meses con pérdidas.
Ejemplo de un presupuesto económico para tu negocio de Turismo Activo.
¡Descárgate nuestro modelo Excel para empezar a trabajar el presupuesto económico en tu negocio!
