No es fácil dar con un buen formato de presupuesto para organizar una carrera. Pero seguro que todos tenemos claro qué es lo que pretendemos con esta carrera y cómo nos gustaría que ésta fuera. Es cierto que antes debemos especificar en un documento qué necesitamos para montarla, sobre todo con vistas a disipar las posibles reticencias de los patrocinadores y lograr, además, el visto bueno de la administración.
Además, cada día el calendario está más y más apretado de carreras y debemos escoger una fecha adecuada para que nuestra prueba no entre en conflicto con otras que quizás dispongan ya de gran tirón entre los corredores. Desde luego esta variable es muy importante dado que no podemos pretender organizar una carrera por primera vez y fijar un día en el calendario muy cercano a la celebración de otra prueba, pues corremos el riesgo de que eclipse a la nuestra y nos quedemos sin participantes.
¿Por qué es importante disponer y elaborar un buen formato de presupuesto para organizar una carrera?
A partir de un presupuesto, podremos determinar qué aspectos son vitales y cuáles son prescindibles. Y, por lo tanto, centrarnos en los más importantes si vamos escasos de presupuesto. Además, si nos hacemos con un buen ejemplo de presupuesto para organizar una carrera podremos minimizar el riesgo en la organización de nuestro evento, además de poder detectar los imprevistos que nos pudieran surgir.
Apartados que debe tener nuestro formato de presupuesto
- Definir el objetivo final del evento. Partimos de la premisa de que no es lo mismo organizar una carrera para 200 personas que hacerlo para 1.000.
- Enumerar todas las necesidades que nos puedan surgir tanto antes, durante o después del evento.
- Organizar estos puntos en diversas partidas logística, avituallamientos, comunicación, recursos humanos.
- Una búsqueda de proveedores, así como subvenciones, ayudas externas, patrocinadores o colaboradores. En este último caso hablamos de empresas que no prestan dinero pero sí que ayudan con otra clase de material.
Debemos elaborar nuestro formato de presupuesto a partir de una estimación del número de inscritos y qué precio cobraremos por participar. No hay que olvidar que debemos asumir el pago de seguros, permisos, servicios, seguridad, personal sanitario, limpieza y, cómo no, pensar en aspectos como los premios o regalos por participar como camisetas o gorras, por ejemplo
No es baladí el itinerario que tengamos previsto para la prueba. De hecho, este aspecto puede atraer a muchos corredores o desalentarlos a disputar la prueba. Por lo tanto, dado que el primer objetivo es lograr inscripciones que nos permitan obtener un buen margen, debemos esmerarnos con un atractivo recorrido.
Así, si el recorrido es urbano, debemos tratar de que la prueba transcurra por por puntos más emblemáticos y bonitos del caso urbano. También, si optamos por montaña, que ésta sea de gran atractivo y belleza para que los corredores se animen a inscribirse.
También los fines solidarios son un buen reclamo para muchos corredores, de modo que sopesa esta alternativa a la hora de organizar la prueba. Seguro que si das con un buen formato de presupuesto, muchos patrocinadores se involucran con tu carrera.
Por cierto, no te pierdas nuestra infografía sobre las claves para organizar una carrera.
