9 minutos de lecturaDónde buscar patrocinadores deportivos para tu evento

¿Has publicado alguna vez un anuncio que diga “busco patrocinadores”? Cuando organizamos un evento deportivo, una de las principales preocupaciones es la viabilidad. Tenemos que contar con un gran número de gastos, y lo habitual es que el coste de las inscripciones no sea suficiente para cubrirlos.

Esta es la razón de que, a menudo los organizadores de eventos recurran a buscar patrocinadores que puedan cooperar económicamente o que se hagan cargo de alguna parte de la gestión del evento (por ejemplo, el avituallamiento) a cambio de promoción.

En este post vamos a repasar diferentes formas de encontrar patrocinadores para un evento deportivo, pero, antes de que cuelgues el cartel de “busco patrocinador”, te recomendamos que adquieras una visión global de cómo organizar una carrera para que sea un éxito. 

Busco patrocinadores: 5 claves para encontrar a los mejores para tus eventos deportivos

1) Decide el presupuesto y las necesidades de patrocinio deportivo

Antes de publicar tu mensaje “busco patrocinadores”, seguramente hayas elaborado un presupuesto detallado. Se trata del primer paso imprescindible para cualquier evento y, para ello, tendrás que tener en cuenta las diferentes partidas:

• Personal
• Alquiler de material
• Licencias
• Servicios de cronometraje electrónico
• Avituallamiento
• Merchandising
• Posibles imprevistos…

También deberás hacer una estimación prudente del número de asistentes y del precio por inscripción, teniendo en cuenta todos los impuestos aplicables.

Con ambas cifras, ya tienes una idea de cuál es la cantidad que tienes que cubrir mediante patrocinadores. Para ello, puedes emplear dos estrategias diferentes:

• Buscar patrocinadores que se hagan cargo de una parte de la gestión de la carrera, como el avituallamiento, las camisetas o los premios. De esta manera conseguirás recortar los gastos y reducir la distancia con los ingresos.
• Buscar patrocinadores que realicen una aportación económica. Aquí puedes buscar un solo patrocinio deportivo que cubra todos los gastos a cambio de una presencia total en el evento, o varios patrocinios deportivos más pequeños que harán una aportación a cambio de un paquete promocional.

2) Busca patrocinadores deportivos

Ahora ya tienes una buena idea de qué es lo que necesitas para resolver tu duda de cómo buscar patrocinadores, así que ha llegado la hora de ponerse a buscar nombres concretos y plantearse qué empresas podrían estar interesadas en promocionarse en tu evento.

En general, para eventos pequeños y medianos, te interesará ponerte en contacto con empresas locales relacionadas con el deporte que se practicará durante la jornada.

Para empezar tu investigación, te recomendamos que busques otros eventos similares en tu zona y mires el listado de patrocinadores. Es una manera fácil de saber qué empresas ya están interesadas en este modelo de negocio.

A continuación, puedes ampliar esta información exprimiendo el potencial de internet. El objetivo es buscar empresas que sean similares a las que ya tienes en tu lista, o que creas que pueden estar interesadas en tu evento. Google Maps es tu aliado para averiguar qué otros negocios relacionados hay en tu zona. Prueba también con búsquedas tipo “zapatillas de trail running Zaragoza” o “suplementos deportivos Valencia”.

Como queremos que encuentres el patrocinador perfecto para tu evento deportivo hemos identificado los tres puntos más importantes que debes seguir. ¡Atento! Son los siguientes:

a. Identificar a los patrocinadores potenciales

Si deseas tener éxito a la hora de conseguir patrocinadores para tu carrera, lo primero es identificar los patrocinadores potenciales. Por este motivo, debes probar fortuna con los patrocinadores más cercanos y aquellos con los que exista un contacto profesional o personal.

Quizás sería conveniente que pudieses responder a estas preguntas para garantizar el éxito de tu empresa:

• ¿Qué hace cada marca?
• ¿Por qué considero que son patrocinadoras potenciales?
• ¿Cuáles de sus valores puedo potenciar con mi evento? ¿De qué capacidad financiera disponen? ¿Pueden ayudarme? ¿Cuáles son empresas que más me interesan dentro del listado creado?

b. Prepara tu documento de patrocinio

Los patrocinadores decidirán si quieren participar en la carrera que les propones tras valorar el documento de patrocinio que habrás de elaborar y, por esa razón, te interesa plasmar en ese informe toda la información relevante.

Elabóralo de forma clara y atractiva para que a los posibles patrocinadores no les resulte difícil averiguar qué les propones. Por supuesto, debes mostrarte abierto ante la posibilidad de cambiar algún aspecto de la organización de la carrera.

Además, al preparar este documento es interesante tener presentes los siguientes puntos:

1. Presupuesto total. Hace falta saber cuánto nos cuesta realizar el evento. En función de esto, podremos establecer los paquetes que les ofrecemos a las empresas para que participen. De esta manera, les ofreceremos un 25%, 50%, 75% o 100% de participación.
2. Metas. Otro factor importante es la determinación del número y tipo de patrocinadores que hace falta reunir para alcanzar nuestra meta.

c. Buscar patrocinadores: argumentos para convencer a los sponsors para una carrera

A la hora de buscar patrocinador para una carrera debemos trabajar bien nuestros argumentos, así el sponsor no tendrá dudas acerca de lo interesante que la participación en nuestro evento puede ser para su empresa, desde un punto de vista publicitario.

Teniendo esto en cuenta, habría que trabajar una línea argumental en una doble vertiente, en base a los dos siguientes criterios:

• Difusión: si logramos que nuestra carrera obtenga cierto eco en los medios, el patrocinador se mostrará menos reacio a involucrarse en la propuesta que le hacemos porque resulta obvio que su principal cometido es la publicidad. Así, en nuestro documento es muy importante que incluyamos una lista de medios que cubrirán la carrera, así como preparar un pequeño dossier acerca de la cobertura que recibió la pasada edición (siempre que creamos que ésta fue lo bastante amplia para poder ayudarnos a convencer a los patrocinadores).
• Mayores ventas: si exponemos con claridad a nuestro posible patrocinador los evidentes beneficios que puede obtener en las ventas de sus productos derivados de la participación en la carrera, seguro que le cuesta muy poco dar su brazo a torcer.

En suma, es preciso que hagamos hincapié en las ventajas y seguro que buscar patrocinadores para tu carrera no resulta nada complicado.

3) Buscar patrocinadores deportivos: lo que debes ofrecer a cambio

Es muy importante a la hora de presentar tu propuesta de patrocinio que tengas muy claros los beneficios que va a obtener la empresa que va a participar como patrocinadora de tu evento. Piensa en los activos que tienes y en cómo ellos se van a poder beneficiar. Algunos ejemplos pueden ser:

• Exposición de la marca a participantes y acompañantes del evento
• Difusión en redes sociales del evento
• Posibilidad de montar un stand con tienda y así monetizar el evento
• Networking y sinergias con otras empresas patrocinadoras
• Difusión de la marca en los medios que cubran la prueba deportiva

También, más allá de este punto, es de suma relevancia la forma en que se presenta la propuesta a nuestros posibles patrocinadores. En este sentido, deberás tener siempre en cuenta los siguientes puntos:

a. Presenta una propuesta detallada y realiza un seguimiento

Redacta un breve resumen ejecutivo en el que se concrete el objetivo del evento deportivo, por qué motivo buscas un patrocinio deportivo y qué beneficios implica para la empresa. Es el momento de exponer los distintos tipos de patrocinio (siguiente consejo) que se ofrecen. Una vez realizado este paso, llega la hora de realizar un seguimiento, llamando por teléfono para asegurarte de que ha llegado hasta las personas con capacidad de decisión dentro del organigrama de la empresa y de que valoran tu propuesta. Ofrécete a facilitar más información y resolver cualquier duda al respeto.

b. Ofrece diferentes tipos de patrocinio a medida

Ninguna marca es igual a otra, por lo tanto, hay que ser lo bastante flexible como para permitir patrocinios de diferente tipo. A algunas marcas les interesa, por ejemplo, dar nombre a uno de los premios especiales porque eso le garantiza atención en el momento en el que los ganadores suben al podio. Otras prefieren aparecer en el stand principal o en las líneas de salida y de meta. Otras optan por aparecer en las entradas, las acreditaciones y los trípticos informativos. También están las que priorizan que su nombre figure en la página web de la carrera. Para cada caso debemos presentar un modelo de patrocinio distinto.

c. Entiende lo que un patrocinador busca con un patrocinio

El beneficio más evidente que un patrocinador busca es el incremento de sus ventas. Se trata de una consecuencia final, que llega como resultado del resto de efectos positivos que tiene asociarse con un evento deportivo, como mejorar su visibilidad como marca, mejorar su prestigio e incluso dar a conocer alguno de sus productos. Es el caso de las empresas de bebidas y barritas energéticas, que aprovechan para ofrecer muestras gratuitas de sus productos. Cuanta mayor sea la difusión mediática de la competición, más interesante resultará para un patrocinador.

4) Crea una lista para conseguir patrocinadores

Para terminar, necesitas organizar todos los datos que has encontrado para poder decidir los siguientes pasos de tu estrategia. Éstas son algunas posibles categorías en las que puedes clasificar tu lista para conseguir patrocinadores:

• Qué tipo de negocios son los potenciales patrocinadores: tiendas de ropa deportiva, alimentación, gadgets…
• Cómo pueden ayudarte: con productos y servicios gratuitos o con una aportación económica.
• Posibles formas de contacto: por correo electrónico, por teléfono, enviando un paquete promocional por correo ordinario…
• Qué puedes ofrecerles: presencia en el evento, packs promocionales, etc.

No te olvides de que puedes ordenar las empresas en un ranking de prioridad dentro de cada categoría, que te ayudará a decidir a cuáles acudir primero.

Con todos los deberes hechos, ya estás listo para ponerte en contacto con tus posibles patrocinadores y convencerles de que se unan a tu evento. Como extra y una vez hayas conseguido tu patrocinador y hayas realizado tu carrera con éxito no te olvides nunca de este último punto, marcará la diferencia.

5) Asegúrate de que recibe un completo dossier tras la celebración del evento

Una vez concluida la competición, es bueno enviar a los patrocinadores un dossier en el que se incluyan los datos de participación, un completo resumen de prensa e información sobre la cobertura mediática que ha recibido el evento en televisión, radio, prensa e Internet. Esto servirá de refuerzo para la relación con él y facilitará que el patrocinio se pueda prolongar a la siguiente edición.

Del anuncio de busco patrocinadores al dossier con las conclusiones y datos más importantes sobre el evento organizado van semanas de trabajo, muchas decisiones y, posiblemente, el inicio de nuevas relaciones de patrocinio que seguirán dando sus frutos.

¿Ahora? A seguir trabajando y disfrutando al máximo.