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15 min readTodo lo que debes saber para que tu prueba cicloturista sea un éxito

Tabla de contenidos

Una prueba cicloturista es un evento que combina el ciclismo, el turismo y la aventura en una experiencia única. Estas pruebas ofrecen a los amantes de la bicicleta la oportunidad de explorar paisajes, desafiar sus límites personales y disfrutar del compañerismo con otros entusiastas del ciclismo. Organizar una prueba cicloturista exitosa implica una planificación meticulosa, conocimiento del terreno y atención a los detalles. Para los organizadores de eventos deportivos, estas pruebas significan una oportunidad de ofrecer una experiencia inolvidable a los participantes, promover destinos turísticos y fomentar un estilo de vida saludable.

En esta ocasión, exploramos todos los aspectos esenciales que debes conocer para garantizar el éxito de tu marcha. Ya sea que estés interesado en organizar una prueba cicloturista o simplemente participar en una, este artículo te proporcionará información valiosa y consejos prácticos para que esta experiencia sobre dos ruedas sea un verdadero éxito. ¡Comencemos!

A. Marca un presupuesto para el evento cicloturista 

Al organizar una marcha cicloturista, es fundamental establecer un presupuesto sólido que permita cubrir todos los gastos necesarios y garantizar el éxito del evento. Para ello, debes considerar tanto los ingresos como los gastos asociados a la organización:

Ingresos de la prueba cicloturista

  • Subvenciones y patrocinios: Explora la posibilidad de obtener subvenciones por parte de entidades públicas o patrocinios por parte de marcas privadas interesadas en apoyar eventos deportivos. Estas colaboraciones pueden proporcionar una importante fuente de ingresos para cubrir los gastos del evento. En nuestro artículo “Cómo conseguir patrocinadores para un evento deportivo” te dejamos algunas pautas para hacerlo. 
  • Precio de la inscripción: Establece un precio de inscripción razonable para los participantes. Ten en cuenta los costos de organización, logística, servicios y posibles beneficios que se ofrecerán a los participantes. Asegúrate de calcular el número de inscripciones necesarias para cubrir los gastos y generar un margen de beneficio.

Gastos del evento 

  • Trámites de administración y permisos: Considera los gastos asociados a los trámites administrativos, licencias y permisos necesarios para llevar a cabo el evento. Esto puede abarcar el pago de tasas, seguros, contratación de servicios legales y cualquier otro requisito específico de la zona donde se realizará la prueba.
  • Seguridad y servicios de emergencia: La seguridad de los participantes es primordial, por lo que debes destinar parte del presupuesto a contratar servicios de seguridad vial, personal de primeros auxilios, entre otros. Estos gastos son esenciales para garantizar la integridad de los ciclistas y brindar tranquilidad a los participantes.
  • Personal y voluntarios: Considera los costes asociados a la contratación de personal necesario para la organización del evento, como personal de registro, equipo de logística, coordinadores de ruta y personal de apoyo en puntos de avituallamiento. También puedes aprovechar el apoyo de voluntarios, aunque es posible que se requiera cubrir algunos gastos relacionados con su participación.
  • Logística y servicios adicionales: No olvides incluir los gastos de logística, que abarcan desde la planificación de la ruta y el marcado de señalización hasta el alquiler de equipamiento necesario, como vallas, carpas, megafonía y otros servicios adicionales que brinden una experiencia de calidad a los participantes.

En nuestro artículo de blog “Ejemplo de presupuesto para organizar una carrera” te explicamos más detalladamente cómo gestionar un presupuesto de manera eficiente, con el objetivo de que puedas discernir los aspectos vitales de los prescindibles.

B. Escoge una ubicación perfecta para practicar cicloturismo 

La ubicación no solo afectará la experiencia de los participantes a la hora de organizar una marcha cicloturista, sino que también será determinante en el éxito general del evento. Para escoger la ubicación ideal puedes considerar algunos de estos puntos:

  • Accesibilidad: Considera la accesibilidad de la ubicación tanto para los ciclistas locales como para aquellos que puedan viajar desde otras regiones. La ubicación debería contar con buenas conexiones viales, transporte público cercano o facilidades para estacionamiento. Esto permitirá que los participantes puedan llegar al punto de inicio de la ruta de manera conveniente.
  • Infraestructura y servicios: Verifica que la ubicación cuente con una infraestructura adecuada para recibir a los ciclistas. Considera aspectos como la disponibilidad de alojamiento, desplazamiento, estacionamiento, servicios sanitarios y lugares para la realización de actividades relacionadas con el evento. 
  • Seguridad: Asegúrate de que la ubicación ofrezca rutas seguras para el cicloturismo. Considera la presencia de carriles bici, carreteras con poco tráfico y condiciones favorables para la práctica del ciclismo.
  • Diversidad paisajística: Busca una ubicación que ofrezca una diversidad de terrenos y paisajes. Los participantes podrán experimentar diferentes desafíos y disfrutar de panoramas diversos durante su recorrido. Una mezcla de subidas, descensos, carreteras sinuosas y caminos rurales brindará una experiencia enriquecedora.

España ofrece una amplia variedad de rutas de cicloturismo que pueden servirte de inspiración. Algunos ejemplos son las rutas por los Pirineos catalanes, un referente a nivel mundial dentro del ciclismo; el Camino de Santiago, que combina peregrinación y cicloturismo; la ruta de los faros vascos, con impresionantes vistas a paisajes de mar y montaña, entre otras.

C. Planifica las características de la prueba cicloturista: normas, categorías, duración y premios

Tan importante es evaluar cuidadosamente la accesibilidad, seguridad y belleza escénica de la ubicación donde se llevará a cabo el evento, como la planificación de las características concretas que conforman la prueba:

  • Normas de la prueba: Establece un reglamento claro y conciso que especifique las normas y requisitos para la participación en la prueba. Se trata de dejar claros aspectos como el uso obligatorio del casco, el respeto a las normas de tráfico, la prohibición de dopaje, entre otros. Asegúrate de comunicar estas normas para garantizar la seguridad y la igualdad de condiciones para todos.
  • Categorías y modalidades: Define las categorías en las que los participantes pueden participar. Puede ser que organices la experiencia según los diferentes niveles de habilidad, edades, tipos de bicicleta (trekking, touring, gravel, montaña, etc.), entre otros. Esto permitirá a los ciclistas involucrarse en la prueba según sus preferencias y habilidades.
  • Duración: Define la duración total de la prueba, incluyendo el tiempo estimado para completar el recorrido y cualquier parada programada. Considera el nivel de dificultad de la ruta y la capacidad de los participantes para completarla dentro de un tiempo razonable. Establece horarios claros para la salida y llegada.
  • Premios: Define los premios que se otorgarán a los participantes destacados. Pueden ser trofeos, medallas, certificados o premios en efectivo. También puedes establecer diferentes categorías de premios según la edad, distancia recorrida u otros criterios relevantes. 

D. Elige el equipo adecuado para la prueba de cicloturismo

Escoger los recursos humanos y materiales adecuados para una prueba cicloturista garantiza la seguridad de los participantes y el correcto desarrollo del evento. Contar con ello asegura que los ciclistas se desplacen de manera segura, se siga la ruta establecida y se brinde asistencia en caso de emergencias.

  • Señalización y balizamiento: Se trata de señales de tráfico, conos, cintas y carteles direccionales para marcar claramente el recorrido y brindar indicaciones a los participantes. Esto ayuda a evitar confusiones y mantener la seguridad en la ruta.
  • Material de seguridad vial: Ofrece chalecos reflectantes, cascos, luces y otros elementos de seguridad para los participantes. También es importante contar con controladores de ruta equipados con chalecos y banderas para dirigir el tráfico de manera segura.
  • Dorsales y sistemas de cronometraje: Prepara y distribuye dorsales numerados para los participantes, así como sistemas de cronometraje para registrar los tiempos de los ciclistas.
  • Equipamiento para avituallamiento: Prepara mesas, carpas o puntos de avituallamiento con agua, bebidas isotónicas, alimentos energéticos y otros suministros necesarios para que los participantes puedan reponer energías a lo largo del recorrido.
  • Equipo médico y de primeros auxilios: Ten a disposición botiquines de primeros auxilios. Además, cuenta con personal médico capacitado y vehículos de apoyo médico para atender emergencias durante el evento.
  • Equipo de comunicación: Cuenta con radios, teléfonos móviles u otros dispositivos de comunicación para mantener una comunicación fluida entre los miembros del equipo organizador y de seguridad. Esto facilita la coordinación y respuesta rápida ante cualquier incidencia.

Recuerda que el material necesario puede variar según las dimensiones y características específicas de la prueba cicloturista, así como las regulaciones y requisitos locales.

E. Planifica una ruta segura para que todo salga según lo previsto 

En cualquier evento deportivo, la seguridad es primordial, en todas sus dimensiones. No se trata solo de la seguridad física durante el recorrido, sino también de garantizar el cumplimiento de aspectos legales y administrativos. Veamos cómo puedes garantizar la seguridad de los participantes en tu evento deportivo.

Paradas de control durante la prueba cicloturista

Estas paradas estratégicas a lo largo del recorrido tienen varios propósitos. En primer lugar, permiten realizar un seguimiento y control exhaustivo de los participantes, asegurándose de que todos se encuentren en el lugar correcto y dentro de los tiempos establecidos. Esto es especialmente importante en pruebas de larga distancia o con múltiples etapas, donde es necesario monitorear el avance de los ciclistas.

En estas paradas, se pueden realizar inspecciones técnicas de las bicicletas y verificar el uso adecuado del equipo de seguridad. Esto ayuda a prevenir posibles accidentes y garantiza que todos los participantes estén cumpliendo con los requisitos de seguridad.

Avituallamiento y puntos de descanso

El avituallamiento proporciona a los ciclistas los recursos necesarios para mantenerse hidratados y nutridos durante la prueba. Se deben ofrecer bebidas energéticas o isotónicas, agua, frutas, barritas energéticas u otros alimentos adecuados para ayudar a reponer la energía perdida durante el esfuerzo físico. Además, los puntos de descanso ofrecen un espacio para que los ciclistas se relajen, estiren sus músculos y recuperen fuerzas.

Planifica estratégicamente los puntos de avituallamiento y descanso a lo largo del recorrido. Para hacerlo, asegúrate de identificar lugares adecuados en el recorrido donde sea posible establecer estos puntos, preferiblemente en lugares panorámicos o de interés turístico. Coordínate con proveedores, así como con voluntarios, para asegurarte que los participantes cuenten siempre con los recursos necesarios.

Condiciones climatológicas durante la prueba cicloturista

Las condiciones climáticas pueden influir significativamente en la experiencia de los ciclistas y su seguridad en la carretera. Es fundamental estar muy pendiente del pronóstico del tiempo antes de la prueba, considerando factores como la temperatura, la humedad, la velocidad y dirección del viento, así como la posibilidad de lluvia, nieve u otras condiciones adversas. Así que ya sabes, asegúrate de que las condiciones sean favorables para la práctica del ciclismo y que no representen un riesgo para la seguridad de los participantes.

Relieve y dificultad del recorrido 

El relieve de la ruta se refiere a las características del terreno por el que transitarán los ciclistas, incluyendo el desnivel, las subidas y bajadas, así como la calidad del pavimento. Estos aspectos pueden tener un impacto significativo en la seguridad de la prueba. Un relieve accidentado o un desnivel pronunciado pueden aumentar el riesgo de caídas, lesiones y fatiga entre los ciclistas menos experimentados o aquellos que no estén preparados físicamente para afrontar tales desafíos.

Por lo tanto, evalúa el nivel de dificultad de la ruta en relación con el perfil de los ciclistas a los que te diriges. Ten en cuenta el grado de exigencia física y técnica que requiere la ruta, y asegurarte de que esté acorde con las habilidades y capacidades de los participantes. 

Permisos y normativas para la prueba cicloturista

Obtener los permisos necesarios de las autoridades competentes y obedecer las ciclonormativas establecidas es esencial para asegurar que la ruta propuesta cumple con los requisitos legales y de seguridad establecidos. Esto incluye la verificación de la viabilidad del recorrido en términos de infraestructuras, tráfico, capacidad de la vía y el respeto del reglamento de circulación y de las regulaciones locales. Contar con los certificados correspondientes garantiza que el evento se llevará a cabo dentro de un marco legal y con las condiciones adecuadas para los participantes.

Seguros para turismo activo y deportes de aventura

Además de obtener los permisos y cumplir con las normativas, es importante tener en cuenta seguros como el seguro de responsabilidad civil para organizadores y el seguro de accidentes de los participantes de tu evento deportivo. Estos brindan protección tanto a los organizadores como a los participantes en caso de incidentes o accidentes durante la marcha cicloturista.

Con nuestro tarificador puedes calcular todas las propuestas de seguros que necesites y contratar seguros para eventos deportivos al momento. Además, si necesitas más información acerca de este aspecto, en Urquía & Bas te explicamos cuáles son los seguros básicos obligatorios para un evento deportivo y te dejamos algunas recomendaciones a la hora de contratarlo.

F. Garantiza la asistencia médica y logística en caso de emergencias

La asistencia en una marcha cicloturista abarca diferentes aspectos para garantizar el bienestar de los participantes, desde la atención médica y el apoyo logístico durante todo el evento hasta las evacuaciones en caso de emergencia:

  • Personal capacitado en primeros auxilios y atención médica en puntos estratégicos a lo largo del recorrido. Estos profesionales pueden brindar atención inmediata en caso de lesiones o emergencias médicas, asegurando una respuesta rápida y eficiente ante cualquier situación imprevista.
  • Apoyo logístico durante una prueba cicloturista. Puedes contar con la presencia de vehículos de apoyo a lo largo del recorrido para brindar ayuda técnica en caso de averías o problemas mecánicos, así como para ofrecer suministros adicionales.
  • Plan de evacuación en caso de emergencias mayores. Esto implica identificar rutas de evacuación, establecer puntos de encuentro y coordinarse con los servicios de emergencia locales para garantizar una respuesta adecuada en situaciones críticas, por ejemplo, ante un cambio repentino en las condiciones climáticas.

También es muy recomendable contar con un plan de seguridad para eventos deportivos que te permita identificar los peligros asociados y cómo hacerles frente en caso de emergencia. Este plan deberá estar bien estructurado y cubrir todos aquellos escenarios peligrosos que puedan producirse durante la marcha cicloturista.

G. Publicita tu prueba cicloturista y atrae más participantes

La publicidad adecuada de tu prueba cicloturista puede ayudarte a generar visibilidad y atraer a más participantes. Además, una buena promoción suele mejorar la imagen de tu evento y establecer una reputación sólida dentro de la comunidad ciclista. Asimismo, al promocionar la prueba cicloturista, puedes atraer el interés de patrocinadores y colaboradores, brindándote apoyo adicional y recursos para hacer de tu prueba un éxito aún mayor.

¿Cómo se promociona un evento deportivo?

  • Marketing: Utiliza diversas herramientas de marketing, como redes sociales, correo electrónico, anuncios en línea y publicidad impresa, para difundir información sobre la marcha. Crea contenido visualmente atractivo, como imágenes y videos de alta calidad, para captar la atención de los posibles participantes. Además, aprovecha la colaboración con firmas deportivas y relacionadas con la salud para llegar a una audiencia más amplia y obtener apoyo adicional en tu evento. 
  • Influencers: Colabora con influencers del mundo del ciclismo que estén alineados con los valores de tu evento y que tengan una audiencia relevante en las redes sociales. Estas personas pueden compartir información sobre el evento, sus propias experiencias en pruebas cicloturistas anteriores y generar expectación entre su comunidad de seguidores. 
  • Figuras especiales: Invita a speakers motivacionales o deportistas destacados a participar en tu carrera cicloturista. Estas figuras pueden ofrecer charlas inspiradoras durante el evento, informar, dinamizar, animar y también organizar a los participantes del evento. Su presencia puede generar un mayor interés y prestigio en tu prueba. Asegúrate de seleccionar figuras que estén alineadas con los valores de tu evento.

H. Por último… ¡Marca la diferencia como organizador de eventos deportivos!

Si quieres alcanzar el éxito a largo plazo, ganar reconocimiento y hacerte un nombre como organizador de eventos deportivos, empieza a destacar y diferenciarte del resto. Para lograrlo, tendrás que encontrar tu factor X, ese elemento distintivo que te hará sobresalir y distinguirte en el mundo de la organización de eventos. Como ya sabes, construir una reputación sólida y duradera requiere tiempo y esfuerzo, pero puedes ir paso a paso, empezando, por ejemplo, identificando mediante preguntas aquello que te hace único y especial como organizador: ¿qué te apasiona?, ¿en qué área tienes conocimientos profundos?, ¿qué habilidades sobresalen en ti?

Puede ser que destaques por tu estilo de organización, la creatividad en tus propuestas, la calidad de los servicios que ofreces o la experiencia única que brindas a los participantes. Al enfocarte en tu área de expertise y hacerla parte central de tus eventos, estarás trazando el camino hacia el éxito con firmeza y convicción.

¡No temas destacar, busca la grandeza en los detalles y crea eventos deportivos memorables para todos! El éxito te espera, en nuestra correduría de seguros Urquía & Bas te animamos a hacerlo realidad y, sobre todo, con seguridad.